Polityka prywatności PolishLogisticshub

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest PolishLogisticshub Sp. z o.o. z siedzibą w Polsce, prowadząca stronę internetową pod adresem https://polishlogisticshuub.com (dalej: „PolishLogisticshub", „Administrator" lub „my").

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

• korespondencyjnie: PolishLogisticshub Sp. z o.o., ul. [Adres przykładowy] 00-000 [Miasto], Polska, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”;
• e-mailowo: [email protected];
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie Kontakt.

Administrator może powołać Inspektora Ochrony Danych (IOD). Informacja o IOD, jeżeli zostanie powołany, wraz z danymi kontaktowymi będzie publikowana w aktualnej wersji niniejszej Polityki oraz na stronie Kontakt.

2. Zakres i cele przetwarzania danych

Zakres i sposób przetwarzania danych osobowych zależy od celu, w jakim nawiązujesz z nami relację biznesową lub korzystasz z naszych usług logistycznych oraz serwisu internetowego. Przetwarzamy wyłącznie takie dane, które są niezbędne do realizacji określonych celów, zgodnie z zasadą minimalizacji danych.

2.1. Dane kontrahentów, klientów i partnerów biznesowych

W ramach obsługi umów i zleceń logistycznych możemy przetwarzać w szczególności: imię i nazwisko, stanowisko, dane identyfikacyjne firmy (NIP, REGON, KRS), dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny), dane rozliczeniowe, dane dotyczące historii współpracy oraz dane niezbędne do realizacji zleceń transportowych i magazynowych.

Dane te przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• zawarcie i wykonanie umowy, w tym zapewnienie obsługi logistycznej, transportowej i magazynowej – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (m.in. podatkowych, rachunkowych, archiwizacyjnych) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak dochodzenie lub obrona roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa usług, zarządzanie relacjami z kontrahentami, raportowanie i analizy biznesowe – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

2.2. Dane kandydatów do pracy

W procesach rekrutacyjnych do PolishLogisticshub przetwarzamy dane zawarte w dokumentach aplikacyjnych (CV, list motywacyjny, formularz rekrutacyjny), takie jak: imię i nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg zatrudnienia, kwalifikacje, uprawnienia, dane o preferencjach zawodowych oraz inne informacje przekazane dobrowolnie przez kandydata.

Dane te przetwarzamy w szczególności w celu:

• prowadzenia bieżącej rekrutacji – na podstawie przepisów Kodeksu pracy oraz innych przepisów prawa pracy, a także na podstawie zgody kandydata w zakresie, w jakim dane wykraczają poza wymagane przepisami – art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz a RODO;
• prowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych (jeżeli wyrazisz na to zgodę) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z procesem rekrutacyjnym – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

2.3. Dane użytkowników serwisu i formularza kontaktowego

Podczas korzystania z serwisu https://polishlogisticshuub.com możemy przetwarzać dane takie jak: adres IP, identyfikatory plików cookies, dane o aktywności na stronie, rodzaj urządzenia i przeglądarki, a także dane przekazane w formularzach (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść zapytania).

Dane te są przetwarzane w następujących celach:

• udzielanie odpowiedzi na zapytania przesłane za pomocą formularza lub innych kanałów komunikacji – art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO (w zależności od kontekstu relacji);
• zapewnienie prawidłowego działania, bezpieczeństwa i rozwoju serwisu internetowego – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• prowadzenie podstawowej analityki statystycznej ruchu na stronie – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora polegający na optymalizacji serwisu i usług);
• realizacja działań marketingowych i informacyjnych (np. newsletter, informacje o usługach), jeżeli wyraziłeś na to odrębną zgodę – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

2.4. Dane zbierane w wyniku komunikacji z nami

Jeżeli kontaktujesz się z nami telefonicznie, e-mailowo lub za pośrednictwem innych kanałów, możemy przetwarzać dane wynikające z tej komunikacji, w tym zapis korespondencji, w celu:

• prowadzenia korespondencji i obsługi zapytań – art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO;
• potwierdzenia ustaleń i zabezpieczenia dowodów na potrzeby ewentualnych roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują prawa wynikające z RODO oraz innych przepisów o ochronie danych osobowych. W celu skorzystania z tych praw możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem danych podanych w części Administrator danych lub sekcji Kontakt i zgłaszanie incydentów.

3.1. Prawo dostępu do danych

Masz prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce – uzyskać dostęp do tych danych oraz informacje m.in. o celach przetwarzania, kategoriach danych, odbiorcach, planowanym okresie przechowywania i przysługujących Ci prawach.

3.2. Prawo do sprostowania danych

Masz prawo żądać niezwłocznego sprostowania dotyczących Cię danych osobowych, które są nieprawidłowe, a także uzupełnienia danych niekompletnych, m.in. poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia.

3.3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)

Masz prawo żądać usunięcia swoich danych osobowych, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności wskazanych w RODO, w szczególności gdy:

• dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
• cofniesz zgodę, na podstawie której odbywa się przetwarzanie, i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
• wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania;
• dane były przetwarzane niezgodnie z prawem.

Prawo to może być ograniczone w przypadkach, gdy dalsze przetwarzanie danych wynika z obowiązku prawnego lub jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

3.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania

Masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania danych osobowych m.in. gdy kwestionujesz prawidłowość danych, sprzeciwiasz się ich usunięciu, choć nie są już nam potrzebne, lub wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu rozstrzygnięcia Twojego żądania.

3.5. Prawo do przenoszenia danych

Masz prawo otrzymać dane osobowe, które nam dostarczyłeś, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz zlecić przesłanie tych danych innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.

3.6. Prawo do sprzeciwu

Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w tym wobec profilowania na tej podstawie. W przypadku sprzeciwu nie będziemy już przetwarzać tych danych, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jeżeli dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, masz prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych w tym celu, a dane nie będą już przetwarzane w celach marketingu bezpośredniego.

3.7. Prawo do cofnięcia zgody

Jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie zgody, masz prawo w dowolnym momencie tę zgodę cofnąć. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

3.8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Masz prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego, w szczególności w państwie swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

4. Udostępnianie danych podmiotom trzecim

PolishLogisticshub nie sprzedaje danych osobowych i nie udostępnia ich osobom trzecim w celach marketingowych bez Twojej wyraźnej zgody. Dane mogą być przekazywane podmiotom trzecim wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w niniejszej Polityce oraz w oparciu o odpowiednią podstawę prawną.

4.1. Kategorie odbiorców danych

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane w szczególności następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom świadczącym usługi logistyczne, transportowe, spedycyjne, magazynowe, celnicze lub inne usługi powiązane, współpracującym z PolishLogisticshub przy realizacji zleceń;
• dostawcom usług IT, hostingu, utrzymania i rozwoju systemów informatycznych oraz serwisu internetowego, a także dostawcom narzędzi komunikacyjnych i analitycznych;
• podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi księgowe, prawne, doradcze, audytowe oraz windykacyjne;
• operatorom płatności oraz instytucjom finansowym w zakresie niezbędnym do obsługi rozliczeń;
• podmiotom z grupy kapitałowej PolishLogisticshub, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną oraz realizacją celów przetwarzania;
• organom administracji publicznej, organom ścigania, sądom i innym podmiotom uprawnionym na mocy przepisów prawa.

4.2. Podmioty przetwarzające (procesorzy)

W przypadkach, gdy podmiot przetwarza dane osobowe w naszym imieniu (np. dostawca systemu IT lub usług logistycznych działający jako podwykonawca), zawieramy z nim umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 28 RODO. Umowy te precyzują m.in. cel i zakres powierzenia, obowiązki w zakresie bezpieczeństwa danych oraz zasady dalszego powierzenia.

4.3. Obowiązek udostępnienia danych

W określonych sytuacjach możemy być zobowiązani do przekazania danych osobowych właściwym organom lub innym podmiotom na podstawie obowiązujących przepisów prawa. W takim przypadku udostępniamy dane wyłącznie w zakresie wymaganym przez prawo oraz po zweryfikowaniu podstawy prawnej żądania.

5. Przechowywanie i zabezpieczenie danych

5.1. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany lub dozwolony przepisami prawa. Okres przechowywania zależy od kategorii danych i celu przetwarzania, w szczególności:

• dane kontrahentów i dane związane z realizacją umów – przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa (np. Kodeksu cywilnego), a także przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
• dane kandydatów do pracy – przez czas trwania procesu rekrutacyjnego, a w przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych rekrutacjach – przez okres wskazany w zgodzie lub do momentu jej cofnięcia;
• dane przetwarzane na podstawie zgody w celach marketingowych – do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania w tym celu;
• dane techniczne i statystyczne związane z korzystaniem z serwisu – przez okres określony w ustawieniach wykorzystywanych narzędzi analitycznych lub do czasu wniesienia sprzeciwu, jeżeli ma on zastosowanie.

5.2. Środki techniczne i organizacyjne

W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, odpowiadające ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych. W szczególności:

• stosujemy środki kontroli dostępu oraz zasady nadawania uprawnień do systemów informatycznych w oparciu o zasadę „need to know”;
• korzystamy z zabezpieczeń kryptograficznych (m.in. szyfrowanie transmisji danych z wykorzystaniem protokołów takich jak HTTPS/TLS);
• regularnie aktualizujemy oprogramowanie oraz monitorujemy systemy pod kątem potencjalnych zagrożeń;
• prowadzimy polityki i procedury wewnętrzne dotyczące ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa informacji;
• szkolimy personel w zakresie ochrony danych i obowiązujących standardów bezpieczeństwa;
• dokonujemy analizy ryzyka oraz, w razie potrzeby, oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) dla wybranych operacji przetwarzania.

Mimo stosowania wysokich standardów bezpieczeństwa, korzystanie z usług teleinformatycznych zawsze wiąże się z pewnym ryzykiem. W przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa Twoich danych, zachęcamy do niezwłocznego kontaktu zgodnie z sekcją Kontakt i zgłaszanie incydentów.

6. Pliki cookies i technologie śledzenia

Serwis https://polishlogisticshuub.com wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie (np. tagi pikselowe, local storage) w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, poprawy komfortu korzystania, prowadzenia podstawowych analiz statystycznych oraz – w zakresie dopuszczalnym prawem – realizacji działań marketingowych.

6.1. Rodzaje wykorzystywanych plików cookies

Możemy stosować następujące kategorie plików cookies:

• cookies niezbędne – wymagane do prawidłowego działania serwisu, zapewnienia bezpieczeństwa i obsługi podstawowych funkcji (np. ustawienia sesji, preferencje językowe);
• cookies funkcjonalne – ułatwiające korzystanie z serwisu poprzez zapamiętywanie wybranych ustawień i personalizację treści;
• cookies analityczne i statystyczne – pomagające analizować sposób korzystania z serwisu, co umożliwia nam jego ulepszanie oraz dopasowanie do potrzeb użytkowników;
• cookies marketingowe – wykorzystywane do wyświetlania treści promocyjnych dostosowanych do zainteresowań użytkowników oraz mierzenia skuteczności działań marketingowych (stosowane wyłącznie za Twoją zgodą, o ile jest wymagana).

6.2. Zarządzanie zgodami na cookies

Przy pierwszej wizycie w serwisie prezentowany jest baner lub panel zarządzania plikami cookies, który pozwala na wyrażenie zgody lub odmowę stosowania plików cookies innych niż niezbędne. W każdej chwili możesz zmienić swoje preferencje dotyczące cookies poprzez ustawienia przeglądarki lub ponowne wywołanie panelu zarządzania zgodą, jeśli jest dostępny na stronie.

Informacje o szczegółowych kategoriach plików cookies, czasie ich przechowywania oraz dostawcach zewnętrznych znajdziesz w odrębnej Polityce cookies.

6.3. Ustawienia przeglądarki

Większość przeglądarek internetowych umożliwia zarządzanie ustawieniami dotyczącymi plików cookies, w tym ich blokowanie lub usuwanie. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje serwisu, w szczególności te wymagające logowania lub zapamiętywania ustawień.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Co do zasady dążymy do przetwarzania danych osobowych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W uzasadnionych przypadkach, związanych np. z korzystaniem z usług dostawców technologii lub narzędzi analitycznych mających siedzibę poza EOG, dane mogą być przekazywane do państw trzecich.

W takich sytuacjach zapewniamy stosowanie odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez przepisy RODO, w szczególności:

• przekazywanie danych do państw, w odniesieniu do których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, lub
• zawarcie z odbiorcą danych standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską oraz podjęcie dodatkowych środków bezpieczeństwa, jeżeli są wymagane.

Informacje o kategoriach odbiorców, do których dane mogą być przekazywane poza EOG, oraz stosowanych zabezpieczeniach są udostępniane na żądanie osobie, której dane dotyczą. W tym celu skontaktuj się z nami za pomocą danych wskazanych w sekcji Administrator danych.

8. Zmiany w polityce prywatności

Niniejsza Polityka prywatności jest regularnie weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana, w szczególności w sytuacjach zmiany przepisów prawa, technologii, zakresu świadczonych usług lub sposobu przetwarzania danych osobowych.

O istotnych zmianach w treści Polityki możemy informować za pośrednictwem serwisu internetowego (np. komunikat na stronie głównej), poczty elektronicznej lub innych środków komunikacji, jeżeli będzie to uzasadnione charakterem relacji z daną osobą.

Przy każdej wersji Polityki wskazujemy datę ostatniej aktualizacji. Dalsze korzystanie z serwisu lub naszych usług po wejściu w życie zmian oznacza akceptację zaktualizowanych zasad przetwarzania danych osobowych.

Data ostatniej aktualizacji: 10.01.2026 r.

9. Kontakt i zgłaszanie incydentów

Wszelkie pytania, wątpliwości lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych przez PolishLogisticshub, a także zgłoszenia dotyczące potencjalnych naruszeń bezpieczeństwa danych, możesz kierować z wykorzystaniem następujących kanałów:

• e-mail: [email protected];
• formularz kontaktowy: dostępny na stronie Kontakt;
• poczta tradycyjna: PolishLogisticshub Sp. z o.o., ul. [Adres przykładowy] 00-000 [Miasto], Polska, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.

Aby umożliwić nam sprawne rozpatrzenie zgłoszenia naruszenia bezpieczeństwa danych lub realizację Twoich praw, prosimy – w miarę możliwości – o podanie:

• opisu zdarzenia lub żądania (np. realizacja konkretnego prawa, zgłoszenie incydentu);
• kategorii danych, których dotyczy zgłoszenie;
• preferowanej formy kontaktu zwrotnego.

Na zgłoszenia związane z realizacją praw osób, których dane dotyczą, odpowiadamy niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie jednego miesiąca od ich otrzymania, z możliwością przedłużenia tego terminu na zasadach określonych w RODO.

Jeżeli Twoje zgłoszenie dotyczy usług logistycznych, możesz także zapoznać się z zasadami współpracy oraz odpowiedzialności PolishLogisticshub określonymi w zakładkach Usługi, Rozwiązania oraz w Regulaminie.